Idag produceras fler dokument än någonsin tidigare. Där det förr räckte med mappar och manuella arkivskåp för att hålla ordning krävs det nu specialanpassad teknik.

Många dokument produceras internt i de interna nätverken. brev, kalkyler, offerter, avtal, ritningar och andra PC-dokument lagras is den gemensamma servern men ofta också lokalt på användarens egen hårddisk.

Många värdefulla dokument är fortfarande kvar i pappersform. Den största mängden kommer in som inkommande post. Däribland märks leverantörsfakturor, remissförfrågningar, ansökningar och dylikt.

Allt vanligare blir användningen av ärendehanteringssystem för att hålla koll på arbetsflödet. Ett kompetent ärendehanteringssystem ska ha funktioner för att ta hand om inkommande och utgående post. Det finns lika många lösningar på detta som det finns leverantörer av system. för att den inkommande posten ska kunna läsas med dator krävs det att dokumentet scannats till digital form.

AGS Advanced är vår tolkning av en standard som heter OAIS (Open Archival Information System). Det är en ramverksstandard som har sitt ursprung hos rymdforskningen i USA och deras enorma arkiveringsbehov. 

Vi har byggt AGS Advanced utifrån följande förutsättningar:

• Att ett digitalt arkivsystem är slutet på befintliga processer i organisationen och sålunda måste kunna kopplas till befintliga mjukvaror via en standardmetod. Vi har byggt ett protokoll så att en länk till arkivet enkelt kan byggas från befintliga applikationer. För en daglig användare av t ex ett ärendehanteringsprogram ska det kännas som att AGSA är en del av ärendehanteringssystemet. På samma gång ska arkivarien kunna jobba med sitt arkiv utifrån arkivperspektiv med t ex gallringsprinciper, metadatakonfiguration och åtkomsthantering.

• Att varje dokumen, oavsett ursprung, fryses så att ändringar omöjliggörs. När ett dokument arkiveras har vi en funktion för att "fotografera" windowsdokumentet till en rasterbild parallellt med att den programbundna filen också arkiveras i sitt ursprungliga format (t ex .doc). På så sätt har alla datorskapade dokument (word, excel, autocad m fl) samma struktur som scannade pappersdokument.

• Att en extremt säker och flexibel sekretessfunktion finns. I AGSA kan administratören definiera åtkomst ner till kolumnnivå för metadata och även vilka delar av ett dokument en grupp användare får se.

• Att kunden ska kunna skapa mikrofilm på hela eller delar av sitt arkiv föranalog förvaring i säkerhetsarkiv.

• Att metadata också ska arkiveras paralellt med sina dokument. Användarna behöver avlasta sina verksamhetssystem med data som är slutförda.

• Att kundens behov av sökvägar till arkivet är av största vikt. Detta kräver att metadata hålls ajour. Vi har byggt en "snapshotmachine" som letar efter förändrade data i kundens processdatabaser för uppdatering av sökdata; t ex fastighetsuppgifter. Många vill söka i arkivet utifrån geografiska data, som t ex en karta.

• Att systemet hanterar alla storlekar av dokument, även kartor och ritningar. Vi har byggt en viewer med många nyttiga funktioner för storformat, t ex skalenlig utskrift och mätning direkt på skärmen.

• Att systemet ska kunna användas över webben.

• Att XML används som datatransportör till och från systemet.

• Att systemet ska vara skalbart. Dokument i ett och samma arkiv ska kunna lagras på olika servrar med olika metoder, t ex som BLOB i databasen.